Das 2023 eröffnete Haus St. Magdalena in 1170 Wien bietet 60 Bewohner*innen in vier familiären Wohngruppen ein modernes Zuhause. Das Haus ist Teil eines lebendigen Standortes mit Kindergarten, Ärztezentrum und Nahversorgung und mit der Straßenbahnlinie 43 direkt erreichbar.

In der Verwaltung laufen viele organisatorische Themen zusammen: Sie koordinieren Anfragen, organisieren Bewohner*innenaufnahmen, kümmern sich um Verrechnung und Datenpflege und unterstützen die Haus- und Pflegedienstleitung. Auch die Personaladministration, Kassaführung und Verwaltung der Seminarräume gehören zu dieser abwechslungsreichen Funktion. Da im Arbeitsalltag unterschiedliche digitale Programme und Systeme genutzt werden, sind eine hohe IT-Affinität und ein sicherer Umgang mit digitalen Anwendungen besonders wichtig.

• Zentrale Anlaufstelle: Bearbeitung und Koordination telefonischer und persönlicher Anfragen von Bewohner*innen, An- und Zugehörigen, Interessent*innen, Mitarbeiter*innen, Lieferant*innen und weiteren Kontaktpersonen
• Seminarverwaltung: Organisation und Koordination der Seminarräumlichkeiten, Bearbeitung von Anfragen sowie Abstimmung von Terminen und Raumbelegungen
• Unterstützung der Leitung: Übernahme allgemeiner Sekretariatsagenden sowie Koordination und Vorbereitung von Terminen für die Hausleitung
• Bewohner*innenaufnahme: Organisation und administrative Abwicklung von Neuaufnahmen
• Verrechnung und Datenpflege: Durchführung der laufenden Verrechnungen sowie sorgfältige Pflege der Bewohner*innen- und Verwaltungsdaten
• Personaladministration: Unterstützung bei administrativen Aufgaben im Personalbereich
• Kassaführung: Verantwortung für die ordnungsgemäße Führung der Kassa und der dazugehörigen Aufzeichnungen

Gesucht wird ein*e erfahrene*r Verwaltungsassistent*in mit abgeschlossener kaufmännischer oder bürofachlicher Ausbildung, Organisationstalent und Freude an der Zusammenarbeit mit Bewohner*innen, An- und Zugehörigen sowie dem Team im Haus.

• Abgeschlossene kaufmännische oder bürofachliche Ausbildung, zum Beispiel HAK, HAS, HBLA oder ein Lehrabschluss im Büro- bzw. Verwaltungsbereich
• Hohe IT-Affinität: Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, sicherer Umgang mit digitalen Anwendungen und die Fähigkeit, sich rasch in neue Programme und Systeme einzuarbeiten
• Einschlägige Berufserfahrung im Sekretariat, in der Administration oder in einer vergleichbaren Bürofunktion
• Erfahrung in der Verrechnung und Kassaführung von Vorteil
• Selbstständige, sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise sowie ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein
• Organisationstalent und die Fähigkeit, auch bei mehreren gleichzeitigen Anliegen den Überblick zu behalten und Prioritäten zu setzen
• Freundliche und professionelle Kommunikation mit Bewohner*innen, An- und Zugehörigen, Mitarbeiter*innen sowie externen Kontaktpersonen
• Teamfähigkeit, Flexibilität und Bereitschaft, sich in interne Systeme und Abläufe einzuarbeiten

15 Wochenstunden, ab sofort

• Mehr Freizeit: Zwei zusätzliche Urlaubstage nach dem vollendeten ersten Arbeitsjahr und drei dienstfreie Tage pro Jahr (Karfreitag, 24.12., 31.12. bzw. Ersatz)
• Jobticket: Zuschuss bis zu € 506,40 pro Jahr für eine Öffi-Jahreskarte oder ein Klimaticket nach dem vollendeten ersten Arbeitsjahr
• Vielfalt und Wertschätzung: Ein Arbeitsumfeld, das Vielfalt und Diversität lebt
• Weiterbildung und Entwicklung: Unterstützung bei der beruflichen und persönlichen Weiterentwicklung
• Gesundheit und Unterstützung: Gesundheitsfördernde Maßnahmen sowie Sozialberatung für private und berufliche Herausforderungen
• Vergünstigungen und Gutscheine: Ermäßigungen in Shops, Apotheken, Hotels und mehr sowie steuerbegünstigte Lebensmittelgutscheine und spezielle Gutscheine für Mitarbeiter*innen mit Kindern

Gehalt je nach Berufserfahrung für 15 Wochenstunden von € 1.107,16 bis € 1.267,26 brutto.

Wir freuen uns besonders über Bewerbungen, die zur Vielfalt unserer Organisation beitragen. Dies umfasst für uns insbesondere die Dimensionen Behinderungen, Herkunft, ethnische Zugehörigkeit, Nationalität, Alter, Religion und Weltanschauung, sexuelle Orientierung und geschlechtliche Identität. Mitarbeiter*innen mit Behinderung werden bei uns durch unsere Behindertenvertrauenspersonen und das Ability Management begleitet und unterstützt.